Gestionnaire Administratif Assistant de Projet pour Pôle Formation H/F - Université Bourgogne Europe (UBE)

L'activité s'exercera au sein du service Réglementation et Gestion de l'Offre de Formation (RGOF) intégré au Pôle Formation.Composé de 10 personnes, le service Réglementation et Gestion de l'Offre de Formation assure le bon déroulement des études et de la scolarité étudiante à l'Université Bourgogne Europe, depuis la candidature et l'admission des étudiants, et ce jusqu'à leur diplomation.A ce titre, en conformité avec la réglementation et la politique définie par les instances de l'université, le service assure notamment :le suivi et la publication de l'offre de formation,la gestion des commissions et conseils,le paramétrage et le suivi des applications nationales d'admission (Parcoursup - Mon Master),le pilotage des dispositifs transversaux en lien avec les composantes (inscriptions, validation d'acquis, césure...)le pilotage fonctionnel des applications métiers liés à la scolarité et l'offre de formation (Apogée - Pégase - eCandidat - Ametys).
Participer au déploiement de l'application informatique dédiées à la scolarité : Pégase (en remplacement d'Apogée)Gérer les agendas, suivre le calendrier et contrôler les échéancesAssurer le soutien logistique (locaux, matériels...) aux activités dédiées aux projets et au pilotage fonctionnel du SI scolarité - offre de formationAssurer la gestion administrative du projet, notamment diffuser les informations/demandes et répondre aux diverses sollicitations, lister les opérations à réaliser et en assurer le suivi et la synthèse des élémentsRédiger les comptes-rendus des réunions notamment sur les différentes étapes des projets, les choix opérésRenforcer le pilotage fonctionnel du SI scolarité-Offre de formation sur ses activitésRédiger les procéduresOrganiser, alimenter, mettre à jour les bases de données relatives à la gestion conformément aux procédures / instructions donnéesParamétrer les outils en tenant compte des éléments définisAlimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les applicationsParticiper à la qualification des données, vérifier notamment la conformité des fiches formationAssurer le transfert de compétences : se former aux outils et former, accompagner les utilisateursAssurer l'assistance aux utilisateursAssurer la gestion de l'édition des diplômes en lien avec les composantes et le RectoratVérifier la conformité des diplômes, liste des diplômés ainsi que des suppléments au diplôme transmisTransmission au Rectorat pour vérification / validationSuivi des demandes et réponse aux composantes après validation du Rectorat.

Baccalauréat au minimum dans le domaine du secrétariat, gestion administrativeExpérience souhaitable en gestion administrativeConnaissancesConnaître l'environnement professionnel (université, organisation des études, services de scolarité)Maîtriser les outils bureautiques (Word - Excel...)Maîtriser les techniques de gestion administrative et de secrétariatLa maîtrise ou la connaissance de Pégase et/ou d'Apogée serait un plusCompétences opérationnellesSavoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexeSavoir rendre compteSavoir communiquer et faire preuve de pédagogieSavoir travailler en équipeSavoir analyser et gérer les demandes d'informationSavoir gérer des informations et des donnéesCompétences comportementalesSens de l'organisationAutonomie, rigueur, fiabilité et sens du détailSens relationnelCONTRAT - CONDITIONS D'EXERCICEPrise de poste ou début de contrat prévisible : 14/09/2026Fin de contrat prévisible : 31/08/2027CDD 12 mois, renouvelable, catégorie BTemps completTélétravail possible après période d'intégrationRémunération : de 1870 à 2067 € brut mensuel selon expérience, diplôme, parcours professionnelCANDIDATURELes candidatures comporteront obligatoirement un CV détaillé et une lettre de motivation.Un dossier incomplet peut ne pas être étudié.Date limite de candidature : 16/08/2026

• Gestion de l'emploi du temps
• SGBD
• Sens du relationnel
• Logiciels bureautiques
• Pédagogie
• Autonomie
• Excel
• Compte-rendu
• Word
• Sens de l’organisation