Assistant Particulier du Secrétaire Général de la Dsden 21 H/F - Rectorat de Dijon

Le cabinet est composé de trois agents de catégorie B
Les activités principales sont les suivantes :- Tenue de l'agenda en liaison avec le secrétaire général et l'équipe de direction ;-Préparation des dossiers du secrétaire général pour ses rendez-vous et réunions ;- Traitement de divers documents : recherche, rédaction, mise en forme, classement et archivage (rapports, notes, courriers...) ;- Accueil physique et téléphonique, prise de rendez-vous, accueil des visiteurs, orientation des demandes vers les services compétents ;- Gestion de la boîte courriel du cabinet en binôme avec la cheffe de cabinet, suivi des courriels via une application dédiée- Communication interne et externe : relations avec les services de la DSDEN et du Rectorat, les inspecteurs de l'éducation nationale, les établissements scolaires, le conseil départemental, la préfecture et les autres services de l'État ;- Gestion des demandes d'audience : syndicats, parents d'élèves, personnel enseignant ;- Organisation des entretiens des professeurs des écoles : situation administrative ou professionnelle ;- Réservation et préparation des salles de réunion ;- Suivi des congés de la DSDEN et des établissements scolaires du second degré : mise à jour de l'application congés pour les personnels administratif de la DSDEN (congés et télétravail), tableaux de suivi des congés des établissements scolaires ;- Suivi des dossiers thématiques confiés par le secrétaire général.

Connaissances, savoirs :- Fonctionnement des administrations publiques- Bonne connaissance du système éducatif et de ses acteurs- Techniques de documentation et de communication.Savoir-faire :- Expérience sur poste comparable souhaitée.- Facultés d'anticipation et d'adaptation, travail dans l'urgence et gestion des aléas- Réactivité aux consignes, savoir planifier, alerter, hiérarchiser les priorités et respecter les délais (veille active)- Faire preuve d'analyse et de structuration du travail- Sens des initiatives et des responsabilités- Sens de la communication- Maîtrise de l'outil informatique et bureautique (Word, Excel, PowerPoint, publipostage, mailing...)- Capacités rédactionnelles et de mise en forme.Savoir-être :- Bonne présentation- Avoir le sens de l'intérêt général et du service public- Savoir travailler en équipe (nécessité de polyvalence avec les deux autres assistantes du cabinet)- Faire preuve de discrétion, de loyauté et de rigueur-Disponibilité (travail à temps complet indispensable) et possibilité d'assurer les permanences avec les collègues afin de couvrir une large plage horaire.Compétences :- Capacité à prioriser, rigueur, méthode et organisation- Réactivité dans la réponse aux demandes et dans lagestion des situations- Bonne capacité d'initiative et d'autonomie- Solides compétences en matière de rédaction- Capacité à communiquer et à travailler en équipe- Loyauté, discrétion et confidentialité.

• Gestion de l'emploi du temps
• Autonomie
• Excel
• Création d'une base documentaire
• Publipostage
• Word
• Pro-activité
• PowerPoint
• Gestion des rendez-vous
• Réactivité
• Capacité d’adaptation