Pref 21 - Secrétariat Particulier de la Secrétaire Générale Adjointe Sga H/F - Prefecture de Cote d'Or

Vos activités principales :

Le/la secrétaire particulier(e) assiste la Secrétaire Générale Adjointe dans l'organisation quotidienne et matérielle de son travail. Ses principales activités sont les suivantes :
1 - Point d'entrée des contacts de la SGA: échanges de 1er niveau, mise en place d'un annuaire thématique, mise à jour régulière des contacts.
2 - Rationaliser la gestion de l'agenda en veillant à une planification cohérente des rendez-vous, visites et réunions avec les déplacements induits.
3- Anticiper la constitution des dossiers et s'assurer auprès des services compétents que la SGA dispose en temps utile d'un dossier complet et/ ou des éléments nécessaires aux visites, rendez-vous et réunions.
4 - Gérer le courrier (courrier départ/arrivée) et la messagerie électronique (boite fonctionnelle).
5 - Assurer la dactylographie des courriers et constituer des dossiers administratifs (synthèse de documents)
6 - Traiter les dossiers ponctuels et assurer le suivi des affaires réservées.
7 - Assurer l'accueil physique lors des réunions et téléphonique.
8 - Assurer les réservations d'hôtel et de restaurants et veiller à un suivi des frais de déplacements/représentation/résidence

Vos activités secondaires :

Constituer un binôme opérationnel avec la secrétaire de Direction du Secrétariat général pour assurer la continuité du service (prise de relais en cas d'absence de son assistante).

Spécificités du poste/Contraintes/Sujétions

- Disponibilité, réactivité , adaptation à l'actualité
- Amplitude large des horaires / Heures supplémentaires rémunérées possibles, en accord avec la hiérarchie.
- Organisation en binôme avec l'assistante du secrétaire général notamment pour les absences et congés

Vos compétences principales mises en oeuvre :

Connaissances techniques :

- Avoir des compétences en informatique -bureautique : niveau maîtrise - requis
- Connaître l'environnement professionnel : niveau maîtrise - requis
- Avoir des compétences budgétaires et comptables : niveau pratique - à acquérir
- Connaître les règles du protocole : niveau maîtrise - à acquérir

Savoir-faire :

- Savoir s'organiser : niveau maîtrise - requis

Savoir-être :

- Avoir le sens des relations humaines : niveau maîtrise - requis
- Savoir accueillir : niveau pratique - requis
- Savoir communiquer : niveau maîtrise - à acquérir
- Savoir s'adapter : niveau maîtrise - requis

Durée attendue sur le poste :

De 2 à 5 ans

Vos perspectives :

Poste très polyvalent avec une pluralité d'acteurs, qui apporte une connaissance approfondie de l'environnement professionnel, de l'organisation et des missions des services de l'État dans le département. Ce poste est une excellente préparation aux examens professionnels.

• Gestion de l'emploi du temps
• Traitement du courrier