Un·e Assistant·e de Direction - Chenove H/F - Communes

L'assistant.e de direction apporte une aide permanente à la directrice de l'éducation en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, de classement et suivi des dossiers.

Mission 1 : Organisation de la vie professionnelle de la direction
Activités :
Organiser l'agenda et les rendez-vous en fonction des priorités de l'équipe de direction.
Rappeler les informations importantes et transmettre des messages.
Prendre les appels téléphoniques en l'absence de la directrice.
Organiser les déplacements de l'équipe de direction.
Etablir une relation de confiance avec l'équipe de direction.

Mission 2 : Réalisation et mise en forme des travaux bureautiques
Activités :
Prendre des notes et mettre en forme des types de courriers.
Mettre en forme des notes administratives.
Construction de documents administratifs mutualisés.
Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers.
Organiser le classement de documents numériques et l'archivage des dossiers.
Sécuriser les droits d'accès aux dossiers numériques

Mission 3 : Suivi des projets et activités de la direction
Activités :
Renseigner des tableaux de suivi des activités des services de la direction.
Suivre l'exécution des dispositifs.
Assurer un suivi des transports et une communication avec les services demandeurs.

Mission 4 : Gérer des dossiers transversaux
Activités :
Participer aux réunions de coordination avec les différents acteurs municipaux qui interviennent dans les écoles et les bâtiments communaux.
Préparer les dossiers des conseils d'école pour les élus et services municipaux concernés.
Gérer le dossier chromebooks (attribution aux élèves, faire le lien pour les formations parents).
Participer à la préparation de la réunion de concertation avec les directeurs/directrices d'école
Gérer divers dossiers administratifs (veille informatique, suivi de la législation).

Savoirs :
Règles et procédures budgétaires et de financement des collectivités territoriales.
Environnement des collectivités territoriales, organisation et fonctionnement des services de la Ville.
Procédures administratives et comptabilité publique.
Règlementation du secteur scolaire et périscolaire.
Rythmes scolaires et ses différents temps périscolaire.
Connaissances informatiques (word, excel, concerto, pack office).
Compétences rédactionnelles.

Savoir-faire :
Organiser son travail.
Recenser, planifier, rationnaliser.
Gérer les urgences.

Ressources comportementales :
Sens du service public, de l'accueil et du respect de l'usager.
Confidentialité.
Adaptation, polyvalence, disponibilité, anticipation, discrétion, rigueur, fiabilité.
Travailler en équipe, capacités d'écoute et relationnelles.
Techniques de communication.

• Suivi des opérations
• Excel
• Pack Office
• Word
• Techniques de communication
• Traitement du courrier
• Capacité d’adaptation