Assistant Particulier du Secrétaire Général H/F - Rectorat

Les activités principales sont les suivantes : - Tenue de l'agenda en liaison avec le secrétaire général et l'équipe de direction ;- Préparation des dossiers du secrétaire général pour ses rendez-vous et réunions ;- Traitement de divers documents : recherche, rédaction, mise en forme, classement et archivage (rapports, notes, courriers.) ;- Accueil physique et téléphonique, prise de rendez-vous, accueil des visiteurs, orientation des demandes vers les services compétents ;- Gestion de la boîte courriel du cabinet en binôme avec la cheffe de cabinet, suivi des courriels via une application dédiée- Communication interne et externe : relations avec les services de la DSDEN et du Rectorat, les inspecteurs de l'éducation nationale, les établissements scolaires, le conseil départemental, la préfecture et les autres services de l'État ; - Gestion des demandes d'audience : syndicats, parents d'élèves, personnel enseignant ;- Organisation des entretiens des professeurs des écoles : situation administrative ou professionnelle ;- Réservation et préparation des salles de réunion ;- Suivi des congés de la DSDEN et des établissements scolaires du second degré : mise à jour de l'application congés pour les personnels administratif de la DSDEN (congés et télétravail), tableaux de suivi des congés des établissements scolaires ;- Suivi des dossiers thématiques confiés par le secrétaire général.Descriptif du profil recherchéConnaissances, savoirs :- Fonctionnement des administrations publiques- Bonne connaissance du système éducatif et de ses acteurs- Techniques de documentation et de communication.Savoir-faire :- Expérience sur poste comparable souhaitée.- Facultés d'anticipation et d'adaptation, travail dans l'urgence et gestion des aléas- Réactivité aux consignes, savoir planifier, alerter, hiérarchiser les priorités et respecter les délais (veille active)- Faire preuve d'analyse et de structuration du travail- Sens des initiatives et des responsabilités - Sens de la communication - Maîtrise de l'outil informatique et bureautique (Word, Excel, PowerPoint, publipostage, mailing.) - Capacités rédactionnelles et de mise en forme.Savoir-être :- Bonne présentation- Avoir le sens de l'intérêt général et du service public- Savoir travailler en équipe (nécessité de polyvalence avec les deux autres assistantes du cabinet)- Faire preuve de discrétion, de loyauté et de rigueur- Disponibilité (travail à temps complet indispensable) et possibilité d'assurer les permanences avec les collègues afin de couvrir une large plage horaire.Compétences : - Capacité à prioriser, rigueur, méthode et organisation - Réactivité dans la réponse aux demandes et dans la gestion des situations - Bonne capacité d'initiative et d'autonomie - Solides compétences en matière de rédaction - Capacité à communiquer et à travailler en équipe - Loyauté, discrétion et confidentialité.

Experience: 2 An(s)Compétences: Bureautique et outils collaboratifs,Gestion des réservations de salles de réunion,Planification des tâches et gestion des priorités,Rédaction d'écrits professionnels,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier,Gérer les réservations de salles et de matériel,Organiser des déplacements professionnels,Organiser des réunions et rédiger les comptes rendus,Participer à l'organisation d'événements internes,Renseigner, mettre à jour une documentation techniqueQualification: Employé qualifiéSecteur d'activité: Administration publique (tutelle) de la santé, de la formation, de la culture et des services sociaux, autre que sécurité sociale

• Gestion de l'emploi du temps
• SGBD
• Autonomie
• Organisation d'événements
• Excel
• Compte-rendu
• Gestion des réservations
• Création d'une base documentaire
• Publipostage
• Word
• Pro-activité
• PowerPoint
• Gestion des rendez-vous
• Traitement du courrier
• Réactivité