Assistant Administratif Mutualisé Haut Niveau - Formation H/F - Service Public
- Fonctionnaire
- Service Public
Les missions du poste
Mission:
Le poste d'assistant(e) administratif(ve) est mutualisé entre le département Haut Niveau et le département Formation. Le temps de travail est partagé entre les deux départements.
Activités :
Département Haut Niveau
· Suivre les dépenses (devis, bon de commande, factures)
· Suivre les conventions Sport de Haut Niveau / Centre de Préparation et de Performance Athlétique (C2PA)
· Suivre les conventions des Pôles
· Gérer des tâches de secrétariat
Département Formation
· Assister les coordonnateurs de formation sur la partie administrative et logistique (ex: réservation des salles, suivi du planning, suivi de rémunération)
· Diffuser de l'information sur les dispositifs
· Aider le coordonnateur à établir le budget prévisionnel des formations
· Veiller au suivi financier des actions de formation (contrats, conventions, factures)
· Réserver les salles et leur équipement
· Convoquer les formateurs et les stagiaires, assurer les inscriptions auprès d'organismes extérieurs, suivre l'état des présences/ absences et les attestations
· Assurer l'accueil des formateurs, intervenants, stagiaires
· Assurer le suivi administratif des stagiaires (inscription, suivi des financements et des rémunérations des stagiaires, suivi insertion...)
Le profil recherché
Connaissances:
- Organisation du système éducatif et jeunesse/sports
- Règles budgétaires
- Formation professionnelle
- Environnement des certifications
- Outils numériques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) et leurs usages
- Marchés publics
Savoir faire:
- Appliquer des procédures
- Savoir planifier ses actions
- Rédiger des rapports et des documents
- Établir des bilans d'actions, des tableaux de bord, des indicateurs de gestion
- Maîtriser les outils bureautiques, technologiques de l'information
Savoir être:
- Capacité d'adaptation et d'anticipation
- Disponibilté
- Réactivité
- Sens du relationnel
- Rendre compte
- Etre rigoureux
- Sens du service public
Compétences requises
- Outlook
- Sens du relationnel
- Analyse des performances financières historiques
- Logiciels bureautiques
- Excel
- Rigueur et méthode
- Word
- PowerPoint
- Facturation
- Réactivité
- Capacité d’adaptation