Hôte d'Accueil pour un Institut de Recherche H/F - Penelope Welcome

Depuis plus de 50 ans, Pénélope réinvente l'accueil et l'hospitality avec professionnalisme et sourire.

Vous aimez le service, relever de nouveaux défis et progresser ? Rejoignez la #TeamPénélope et développez vos talents dans une entreprise qui reconnaît les compétences, encourage le développement professionnel et offre de réelles perspectives d'évolution.

Et parce que chacun doit pouvoir trouver sa place, Pénélope est fièrement handi-accueillante.

Nous recrutons un(e) hôte(sse) d'accueil pour notre client, un acteur majeur de l'innovation et de la recherche, s'appuyant sur des technologies de pointe dans les domaines de la physique, de la chimie, de la métallurgie, de la robotique et du numérique.

Vos missions :

1. Accueil et gestion de l'activité

- Assurer l'accueil physique des visiteurs et les orienter vers les différents services.
- Répondre aux demandes de renseignements et gérer les accès au site.
- Assurer l'accueil téléphonique, le traitement des appels et la transmission des messages.
- Gérer les badges d'accès et le suivi des passages.

2. Gestion documentaire

- Assurer le suivi administratif des documents liés aux consultations d'entreprises.
- Réceptionner, enregistrer, diffuser, archiver et classer les documents et le courrier.
- Gérer les circuits de validation et de signatures des documents.

3. Gestion des flux documentaires

- Traiter le courrier entrant et sortant.
- Numériser, classer et archiver les documents papier et numériques.
- Assurer la diffusion des informations et des communications internes.

4. Logistique et services généraux

- Organiser les réunions, événements et déplacements.
- Gérer les commandes de fournitures et les livraisons.
- Assurer le suivi des équipements et du matériel (informatique, téléphones, imprimantes, etc.).
- Gérer les moyens matériels mis à disposition du personnel.
- Coordonner les demandes d'accès et les prestations de services (restauration, maintenance, etc.).
- Assurer le suivi du parc de véhicules et des prêts de matériel.
- Accompagner les entreprises extérieures lors de leurs interventions sur site.

5. Reporting et suivi d'activité

- Saisir et suivre les données de fréquentation et de restauration.
- Produire les statistiques et tableaux de bord liés à l'activité du service.

Profil recherché :

- Vous justifiez idéalement d'une première expérience sur un poste d'accueil, d'assistanat administratif ou de gestion documentaire.
- Vous disposez d'un excellent sens du service et d'une aisance relationnelle reconnue.
- Vous êtes à l'aise aussi bien à l'oral qu'à l'écrit et savez faire preuve de discrétion et de confidentialité.
- Organisé(e), rigoureux(se) et polyvalent(e), vous êtes capable de gérer plusieurs tâches simultanément et de prioriser vos activités.
- Vous maîtrisez parfaitement les outils bureautiques, notamment le Pack Office.
- Votre réactivité, votre autonomie et votre esprit d'équipe seront des atouts indispensables pour réussir sur ce poste. Tenue professionnelle obligatoire sur site.

Nous vous proposons :

- Contrat : CDI en temps complet
- Lieu : Salives 21510
- Horaires : 8h15 à 16h55 (avec une heure de pause) du lundi au vendredi
- Date de début : Immédiatement (avec un temps de formation en amont
- Salaire : 12,31 € brut l'heure

Les essentiels du salarié :

- Mutuelle d'entreprise
- Accès au CSE (Comité Social et Économique)
- Titres restaurant dématérialisés
- Remboursement à 50% du titre de transport

Vous avez envie de postuler ? Tant mieux, nous avons hâte d'en savoir davantage sur votre profil !

• Statistiques
• Gestion des fonds documentaires
• Sens du relationnel
• Reporting
• Logiciels bureautiques
• Autonomie
• Archivage des données
• Rigueur et méthode
• Pack Office
• Traitement du courrier
• Permanence téléphonique
• Réactivité