Sgar Bfc- Assistant·e de la Secrétaire Générale pour les Affaires Régionales Bourgogne-Franche-Comté H/F - Prefecture de Cote d'Or

Dans un pôle composé de deux agents (binômage)

1-Coordonner
- Interface entre la SGAR et les agents ou autres services
- Hiérarchisation des demandes et des dossiers de la SGAR et des 2 adjoints
- Planification des activités de la SGAR:
Tenue de l'agenda consignant les rdv et réunions dans le respect des délais impartis
- Traitement du courrier personnel de la SGAR
- Clarification et classification des informations
Réception des informations par mail de services extérieurs ou collègues, les transmettre aux bonnes personnes dans le respect des délais
Veille des différentes boites mail fonctionnelles
Retranscription des informations orales/écrites

- Aptitudes à rechercher des informations et savoir se tourner vers les personnes compétentes afin de répondre à certaines interrogations

2 Anticiper
- Gestion de la logistique inhérente aux activités de la SGAR (déplacements, réunions, visioconférences, fournitures)
- Contrôle des échéances liées à l'agenda de la préfète de région
- Préparation des dossiers des adjoints (commandes, suivi retours, le cas échéant impressions)
- Veiller chaque fin de journée à ce que la SGAR et les 2 SGAR - adjoints disposent des dossiers nécessaires pour le lendemain

3-Organiser
- Réunions
Sondage auprès des participants
Rédaction-envoi des invitations officielles
Réservation de salles
Accueil des participants en présentiel

- Visioconférences
Programmation
Envoi des codes aux utilisateurs
Lancement selon les applicatifs utilisés

- Déplacements
Choix du moyen de transport
Prévision du temps de trajet
Réservation de véhicules ou de billets de train
Rédaction d'ordres de missions et suivi des états de frais (via CHORUS DT)

4-Accueillir
- Aide à l'accueil et à l'accompagnement des nouveaux agents du SGAR
- Aide à l'accueil des participants aux réunions de services
- Planification-organisation de moments de convivialité

5-Développer
- Mise en place de procédures et d'outils permettant de fluidifier le travail du pôle d'assistant(e)s
- Prise d'initiatives afin de fluidifier et faciliter le travail des personnes en lien avec la SGAR
- Maintien et mise à jour de connaissances techniques

Liaisons hiérarchiques
Secrétaire générale pour les affaires régionales
SGAR adjointe pôle des politiques publiques interministérielles
SGAR adjoint pôle moyens, mutualisations, modernisation

Liaisons fonctionnelles
-Direction de la coordination régionale
-Agents du SGAR et de la préfecture de région
-Directions régionales, chambres consulaires et opérateurs divers
-Préfectures de département
-Services de l'État (départements et région)
-Administrations centrales et territoriales

Perspectives :
Le poste offre l'opportunité de développer des compétences organisationnelles et logistiques
La diversité des missions exercées au sein du SGAR permet en outre d'acquérir une culture administrative utile pour la préparation des concours et examens professionnels.

Principales compétences mises en oeuvre :

Connaissances techniques :

-Connaître l'environnement professionnel : niveau maîtrise - Requis
-Avoir des compétences en informatique - bureautique : niveau maîtrise - Requis
-avoir des compétences en visioconférences : Niveau maîtrise - à acquérir

Savoir-faire :

-Savoir travailler en équipe : niveau maîtrise - Requis
-Avoir l'esprit de synthèse : niveau pratique - Requis
-Savoir s'organiser : niveau maîtrise - Requis
-Savoir rédiger : niveau pratique - Requis

Savoir-être :

-Savoir s'adapter : niveau expert - Requis
-Avoir le sens des relations humaines : niveau expert - Requis
-Savoir accueillir : niveau maîtrise - Requis
-Savoir communiquer : niveau maîtrise - Requis
-Avoir le sens de la discrétion : niveau expert - Requis

Durée attendue sur poste:

3 ans

Environnement professionnel

Le secrétariat général pour les affaires régionales est composé d'une soixantaine d'agents.
Il assiste le préfet de région dans l'exercice de ses missions.

Il est organisé en deux pôles et une direction :

- le pôle politiques publiques,chargé de la coordination et du pilotage des politiques publiques interministérielles,
- le pôle moyens et modernisation des moyens de l'État,
- la direction de la coordination régionale.

Le pôle administratif mutualisé est composé de 2 personnels au service de l'équipe de direction composée de:

La secrétaire générale pour les affaires régionales:
- assiste et représente le Préfet de région dans l'exercice de ses missions,
- anime les politiques publiques et projets de nature interministérielle ou territoriales,
- accompagne la modernisation de l'action publique...

La secrétaire générale pour les affaires régionales adjointe, en charge du pôle des politiques publiques interministérielles:
- prépare des décisions et des réunions du préfet de région en lien avec les directions régionales,
- met en oeuvre des politiques prioritaires: transition écologique, souveraineté énergétique, industrielle et alimentaire, au plein emploi et égalité des chances,
- pilote le contrat de plan État / Région 2021-2027 et déclinaison régionale de France 2030.

Le secrétaire général pour les affaires régionales adjoint, en charge du pôle moyens, mutualisations, modernisation:
- modernise la gestion interministérielle des ressources humaines et crédits d'action sociale,
- soutien et pilote des grands projets de sites immobiliers multi-services,
- accompagne la transformation numérique au sein de l'État,
- pilote de la gestion régionale des crédits de fonctionnement et d'entretien des services de l'État.

Le directeur de la coordination régionale:
- pilote les instances régionales,
- coordonne la constitution des dossiers du préfet de région et de la SGAR,
- anime le réseau des référents PILOTE,
- organise le fonctionnement interne du SGAR (courrier, parapheurs...).

• Gestion de l'emploi du temps
• Traitement du courrier