Secrétaire en Espace Solidarités Côte d'Or Chevigny Spécificité Insertion H/F - Conseils départementaux

Sous la responsabilité de l'Adjoint au Chef d'Agence, vous jouez un rôle clé dans la gestion et le suivi des dispositifs d'intervention sociale territorialisée. À ce titre:
- Vous assurez la préparation, la rédaction et le suivi des procédures administratives, dans le respect des délais (organisation de commissions, rédaction de comptes rendus, notification des décisions);
- Vous garantissez la qualité des dossiers et des réponses apportées aux usagers et partenaires;
- Vous accompagnez et conseillez les équipes administratives, en diffusant les bonnes pratiques, les informations et en appuyant la gestion des situations complexes;
- Vous contribuez à la gestion administrative (et ponctuellement comptable) : suivi d'activité, tableaux de bord, collecte et analyse de données, élaboration de supports et rapports;
- Vous participez à la coordination interne et à la transmission des connaissances (outils, procédures, systèmes d'information);
- Vous prenez part à l'accueil et à l'information des usagers, en les orientant et en les accompagnant dans leurs démarches administratives, y compris numériques.

Spécificités du poste:
- Assure l'accueil physique et téléphonique des usagers et le secrétariat des travailleurs sociaux, avec une présence sur des plages horaires définies (9h00 à 12h00 et de 14h00 à 17h00)
- Réalise des permanences administratives de premier niveau pour accompagner les usagers dans leurs démarches.
- Peut intervenir ponctuellement sur d'autres sites de l'Agence.
- Évolue dans un environnement exigeant nécessitant discrétion, sens de la confidentialité et aisance avec les publics en difficulté.
- Utilise des outils métiers spécifiques (SOLIS, VIESION) et peut être référent(e) applicatif.
- Peut être amené(e) à appuyer la gestion de dispositifs sociaux départementaux (type FSL, MASP).
- Poste à temps plein, avec des formations dédiées à l'accueil et à l'action sociale.

- Première expérience dans le domaine du secrétariat ou de l'assistanat souhaitée
- Bac assistance à la gestion des organisations et de leurs activités ou gestion-administration souhaité
- Sens du service et relationnel : vous accueillez, écoutez et orientez les usagers avec clarté et bienveillance, même dans des situations sensibles;
- Organisation et gestion des priorités : vous pilotez efficacement agendas, dossiers et échéances, en sachant gérer l'urgence et les imprévus;
- Excellentes capacités rédactionnelles : vous produisez des écrits clairs, fiables et structurés (courriers, comptes rendus, synthèses);
- Aisance avec les outils numériques : vous maîtrisez les outils bureautiques et applicatifs métiers pour assurer un suivi rigoureux de l'activité;
- Esprit d'équipe et culture du secteur social : vous collaborez étroitement avec les équipes et partenaires, dans le respect de la confidentialité et des dispositifs sociaux.

• Gestion de l'emploi du temps
• Accueil de la clientèle
• Logiciels bureautiques
• Compétences rédactionnelles
• Traitement du courrier