Agent Administratif - Vie Citoyenne - Saint Apollinaire H/F - Communes

Le service de l'Administration Générale recherche un agent administratif pour la gestion de l'état-civil, les affaires funéraires, les élections, le recensement ainsi que l'accueil du public.

Au sein d'une équipe de 3 personnes, il contribue à l'image de marque de la Mairie en assurant au mieux les fonctions de gestion administrative et de ressources.

Mission 1 : Gestion de l'état-civil et de dossiers particuliers :

- Instruire les dossiers, établir les actes et les mettre à jour : reconnaissance prénatale, naissance, baptême, mariage, PACS, changement de prénom et nom, décès, transcriptions, mentions marginales...
- Tenir les registres officiels,
- Traiter les recours avec le tribunal,
- Délivrer des duplicatas de livret de famille ou les mettre à jour,
- Établir les certificats divers : de domicile - de vie - bonnes moeurs ...
- Fournitures administratives : recenser les prévisions budgétaires des services, consultations à lancer, validation des commandes des services et suivi des factures,
- Courrier : affranchir le courrier de tous les services.
- Instruction des demandes d'attestation d'accueil

Mission 2 : Tenue des listes électorales et organisation des scrutins :

- Gérer les inscriptions et les radiations, les modifications en lien avec la commission électorale et l'INSEE,
- Organiser la tenue des bureaux de vote et le suivi des scrutins,
- Organiser la mise sous pli de la propagande électorale municipale et départementale (pour l'ensemble du canton de St Apollinaire),
- Établir et envoyer les cartes électorales,
- Préparer le découpage électoral.

Mission 3 : Funéraire :

- Gestion des concessions : achat, renouvellement, disponibilité...
- Gérer les inhumations - exhumations - rétrocessions - conversions,
- Suivi des demandes de travaux et des relèves temporaires et perpétuelles,

Mission 4 : Organisation du recensement démographique :

- Coordonner les agents recenseurs,
- Organiser le découpage des districts,
- Centraliser et vérifier les données en liaison avec l'INSEE,
- Jurés d'assises : établir la liste préparatoire annuelle de la commune et du canton, en relation avec le TGI et les communes du canton.

Mission 5 : Gestion de l'accueil téléphonique :

- Assurer l'accueil téléphonique du public,
- Identifier, traiter les demandes des administrés et les réorienter vers les différents services municipaux,
- Assurer l'accueil physique du public dès que nécessaire.

Savoirs :

- Bonne connaissance de l'environnement territorial,
- Connaissance des structures et services partenaires,
- Maîtrise des logiciels bureautiques.

Savoirs faire :

- Organiser son travail et être autonome,
- Savoir rendre compte de son activité,
- Travailler en équipe et en transversalité,
- Respecter le devoir de neutralité et de discrétion professionnelle.

Ressources comportementales :

- Sens du service public, de l'accueil et du respect de l'usager,
- Adaptation, polyvalence, disponibilité, anticipation, discrétion, rigueur, fiabilité,
- Capacités d'écoute et relationnelles,
- Techniques de communication,
- Sens de l'organisation,
- Créativité et autonomie,
- Force de proposition,
- Capacité à trouver des solutions et scénarios d'amélioration.

- Expérience sur des missions de bureautique obligatoire ou expérience sur un poste similaire.