Assitant·e de Direction - Drac Bfc H/F - Service Public

Environnement professionnel :

Le secrétariat de Direction est composé de 2 assistantes de direction pour assister d'une part l'équipe de Direction composée du Directeur Régional et du Directeur Régional Adjoint et d'autre part la secrétaire générale dans l'organisation quotidienne de leur travail.

Relations hiérarchiques : Le Directeur Régional, le Directeur régional adjoint et la Secrétaire générale

Relations fonctionnelles : L'équipe de direction, les services de la DRAC, les services du ministère de la Culture, les services de la Préfecture de région et des autres administrations

Vous exercerez les missions suivantes:

- Tenue des agendas et des plannings
- Accueil téléphonique, prise de rendez-vous, accueil des visiteurs
- Réservation et préparation des salles de réunion
- Préparation et suivi des réunions (constitution des dossiers, comptes-rendus, etc....)
- Recherche de documents, saisie, rédaction et mise en forme de divers documents (convocations, rapports, courriers, notes...)
- Suivi des actes relatifs aux délégations de signature des préfets et actes de subdélégation
- Gestion et suivi du courrier papier et électronique (enregistrement, transmission aux services concernés)
- Classement et archivage des documents et informations (papier et numérique)
- Participation à des travaux transversaux relatifs à la conservation des données
- Traitement de dossiers ponctuels et suivi d'affaires réservées.
- Intérim de l'accueil lors de l'absence de la titulaire
- Revue de presse quotidienne régionale

Liaisons avec l'interne et l'externe: relations administration centrale du ministère de la Culture/DRAC/partenaires ; coordination interne des informations.

Une montée en compétence sur les différents domaines sera effective par compagnonnage et/ou formation.

Les compétences, connaissances:

- Environnement professionnel: avoir une très bonne connaissance de l'organisation et des missions du ministèrede la Culture ; connaissance de l'organisation territoriale de l'État et des collectivités en région Bourgogne-Franche-Comté, bonne connaissance de l'environnement institutionnel et de leurs enjeux
- Techniques de communication
- Techniques de secrétariat bureautique
- Classement et archivage

Les compétences techniques, savoirs faire,

Compétences transversales :

- Capacité d'analyse et de structuration du travail
- Capacités rédactionnelles et de mise en forme des documents
- Réactivité aux consignes, savoir planifier et respecter les délais (veille active)

Compétences techniques :

- Maîtrise de l'outil informatique et bureautique (word, excel, powerpoint, publipostage, mailing...)
- Savoir planifier, alerter, rendre compte, hiérarchiser les priorités
- Techniques de documentation et de communication
- Sens de la communication
- S'adapter aux différents interlocuteurs

Les compétences comportementales, savoirs être.

- Discrétion et réserve impératives
- Capacité d'écoute avec sérénité et recul par rapport aux événements
- Facultés d'anticipation, d'adaptation et réactivité
- Savoir être courtois et diplomate
- Sens des initiatives et des responsabilités
- Travail en équipe
- Loyauté
- Rigueur et sens de l'organisation
- Autonome
- Discrétion

• Pro-activité
• Esprit d'analyse
• Réactivité