Assistant de Direction H/F - Direction Régionale de l'Environnement, de l'Aménagement et du Logement Bourgogne-Franche-Comté (DREAL Bourgogne-Franche-Comté)
- Fonctionnaire
- Direction Régionale de l'Environnement, de l'Aménagement et du Logement Bourgogne-Franche-Comté (DREAL Bourgogne-Franche-Comté)
Les missions du poste
Secrétariat:
- secrétariat du directeur et de la directrice adjointe référente du service transports mobilités et du secrétariat général : gestion des agendas, programmation de réunions et entretiens, organisation de déplacements, préparation de dossiers et courriers, relations avec les services et partenaires
- programmation et préparation des bilatérales avec le préfet de région et les partenaires (opérateurs, collectivités ...)
- planification des réunions en lien avec le pilotage et le fonctionnement de la Dreal
Coordination:
- sécurisation collective des agendas
- suivi des délégations de signature et outils du secrétariat de direction (annuaires, listes de diffusion, modes opératoires, consignes...)
- gestion de boîtes mail, traitement du courrier, veille sur les commandes internes et les circuits de signature, publications intranet du pôle
Référent charte bureautique et rédaction administrative:
- élaboration et actualisation des modèles, diffusion et conseil aux utilisateurs
- contribution aux réunions des assistantes (ordre du jour, invitations, compte rendus?)
Liaison hiérarchique:
Sous l'autorité hiérarchique du chef de pôle coordination, vous travaillerez en synergie avec les membres du cabinet et en relation avec:
- les services de la Dreal et notamment leurs assistants
- les directions départementales des territoires, préfectures, collectivités territoriales, partenaires professionnels, directions d'administration centrale
Composé de 4 agents, le secrétariat de direction est réparti sur les 2 sites siège mais son travail est organisé dans un principe de continuité et de suppléance de la totalité de ses activités.
Le cabinet est composé de 10 agents répartis en 2 pôles (communication et coordination) placés sous la responsabilité de la directrice de cabinet.
Le profil recherché
Secrétariat:
- secrétariat du directeur et de la directrice adjointe référente du service transports mobilités et du secrétariat général : gestion des agendas, programmation de réunions et entretiens, organisation de déplacements, préparation de dossiers et courriers, relations avec les services et partenaires
- programmation et préparation des bilatérales avec le préfet de région et les partenaires (opérateurs, collectivités ...)
- planification des réunions en lien avec le pilotage et le fonctionnement de la Dreal
Coordination:
- sécurisation collective des agendas
- suivi des délégations de signature et outils du secrétariat de direction (annuaires, listes de diffusion, modes opératoires, consignes...)
- gestion de boîtes mail, traitement du courrier, veille sur les commandes internes et les circuits de signature, publications intranet du pôle
Référent charte bureautique et rédaction administrative:
- élaboration et actualisation des modèles, diffusion et conseil aux utilisateurs
- contribution aux réunions des assistantes (ordre du jour, invitations, compte rendus?)
Liaison hiérarchique:
Sous l'autorité hiérarchique du chef de pôle coordination, vous travaillerez en synergie avec les membres du cabinet et en relation avec:
- les services de la Dreal et notamment leurs assistants
- les directions départementales des territoires, préfectures, collectivités territoriales, partenaires professionnels, directions d'administration centrale
Composé de 4 agents, le secrétariat de direction est réparti sur les 2 sites siège mais son travail est organisé dans un principe de continuité et de suppléance de la totalité de ses activités.
Le cabinet est composé de 10 agents répartis en 2 pôles (communication et coordination) placés sous la responsabilité de la directrice de cabinet.
Compétences requises
- Gestion de l'emploi du temps
- Traitement du courrier
- Rédaction de courriers