Adjoint Administratif - Gestionnaire - Siege - Bag - Disp Dijon H/F - 21

Le BAG est un service transversal du siège qui assure un appui direct à la direction, garantit le support administratif et logistique de l'équipe de direction et les activités administratives d'ordre général.

Le secrétariat de direction assure le secrétariat du Directeur interrégional et son Adjoint mais également des missions transversales.

Le pôle logistique supervise l'entretien des locaux, veille au bon fonctionnement de la DISP, assure le pilotage et le suivi de chantiers. Il gère également les stocks stratégiques. Un chauffeur assure les déplacements du DI et la gestion du parc automobiles (suivi et entretien des véhicules administratifs).

Composition et effectifs du service

1 cheffe de bureau - Attachée principale

Pôle secrétariat :

1 cheffe d'unité - Secrétaire administrative

2 secrétaires de direction - Adjoints administratifs

1 apprentie
Pôle logistique :

1 chauffeur

1 technicien

1 agent polyvalent

1 agent d'accueil

- Activités liées pôle secrétariat

- Préparation des permanences hebdomadaires

- Réception et diffusion de l'ensemble des courriers

- Traitement les contraventions reçues pour les véhicules de service de la totalité du ressort

- Mise à jour les annuaires internes, externes et des listes de diffusion

- Gestion les accès au domaine (badges, plaques d'immatriculation en lien avec l'accueil et la section logistique)

- Suivi les dépenses liées à la carte achat de la cheffe de cabinet et les devis des prestations pour

frais de réception

- Missions en lien avec la responsable du secrétariat de direction

- Support administratif et logistique de l'équipe de Direction

- Veille des agendas

- Prévision des déplacements

- Aide à la préparation les dossiers en lien avec les départements du siège

- Préparation des ordres de missions et les états de frais inhérents

- Aide à l'organisation des réunions et séminaires

- Aide au suivi des conseils d'évaluations des structures

- Activités administratives autres

- Suivi et publication au recueil des actes administratifs des délégations de signature,

- Rédaction des notes de prises de fonction, les notes d'intérim

- Instruction des demandes d'écusson

Nombre d'agents à encadrer

A B C Sans objet

Votre hiérarchie

N+1 : sous la responsabilité directe de la responsable du secrétariat de direction, adjointe à la cheffe de cabinet

N+2 : cheffe de cabinet / BAG

Vos interlocuteurs métiers

Relations quotidiennes avec les agents du siège

Relations quotidiennes avec les agents du BAG

Relations régulières avec les chefs d'établissement et les directeurs fonctionnels des SPIP

Moyens mis à votre disposition (matériel, logiciels spécifiques, véhicules...)

- Un espace secrétariat de direction complet pouvant accueillir 4 personnes

- Un poste informatique configuré avec l'ensemble des accès au réseau et applications métiers, agrémenté de 2 grands écrans

- Un plateau technique (relieuse, plastifieuse, titreuse...)

RIFSEEP Groupe 2