Les missions du poste
Gérer les invitations reçues et émises, la présence ou la représentation des élus ; organiser et piloter le bon déroulement protocolaire des cérémonies et événements de la collectivité
- Organisation et pilotage des cérémonies officielles
Élaboration des scénarios protocolaires : déroulé, prises de parole, placement
Organisation protocolaire des cérémonies : commémorations, inaugurations, visites officielles, remises de distinctions, voeux...
- Coordination opérationnelle protocolaire des événements
Supervision des moyens logistiques, techniques et humains.
Encadrement des équipes et coordination des prestataires.
- Gestion des bases de données et relations institutionnelles
Tenue, veille, mise à jour et extractions du fichier protocolaire
Structuration de la base de données
Suivi RGPD
- Invitations et listes d'invités
Conception des invitations (PAO, Adobe, Indesign) et garantie de la conformité des supports
Gestion des envois (paramétrage et administration des outils d'envoi type Brevo, Mailjet, Evento), gestion des retours, relances, feuilles d'émargement, badges
Diffusion et gestion des invitations internes et externes
- Gestion des présences et représentations des Exécutifs
Suivi, organisation et annonce des représentations officielles.
Transmission des informations entre le cabinet, les élus et les services.
- Accueil des personnalités et organisation des réceptions
Gestion des visites protocolaires .
Gestion des accueils de personnalités et délégations
Gestion des distinctions et cadeaux : médailles, distinctions honorifiques, sceaux...
Le profil recherché
Excellente maîtrise de l'orthographe et de la syntaxe
- Excellente maîtrise du Pack Office, outils de gestion de fichiers, PAO et plateformes d'envoi d'emailing
- Expérience en collectivité, gestion d'équipe et coordination d'événements
- Culture institutionnelle
- Maîtrise des règles protocolaires
- Autonomie, sens de l'organisation, méthode et rigueur
- Diplomatie, tenue, discrétion
- Disponibilité (soirées, week-ends ou jours feriés ponctuels)