Assistant Administratif et Chargé d'Accueil - Marsannay la Cote H/F - 21

Sous la responsabilité de la Directrice Générale des Services, l'agent est chargé d'assurer les issions du secrétariat de M. le Maire et de la Directrice Générale des Services.

- Assurer l'accueil physique et téléphonique des administrés et de tout type de public,
- Gérer le courrier "arrivé" : copies aux élus et aux services, diffusion aux services, etc ...
- Gérer le courrier "départ" : enregistrement, mise sou pli et affranchissement, copies aux élus ou aux services, etc...
- Gérer la messagerie électronique : impression, enregistrement, transfert aux services concernés, etc...
- Gérer les agendas de M. le Maire et de la Directrice Générale des Services et organiser les réunions,
- Etre en relation avec les services municipaux : informations diverses, redistribuer les parapheurs signés par M. le Maire et les adjoints,
- Etre en relation avec les élus : informations diverses, invitations, etc ...
- Mise en forme et suivi des arrêtés et décisions transmis au contrôle de légalité,
- Etablir le recueil et le registre des actes administratifs (arrêtés et délibérations),
- Participer à la préparation matérielle des réunions du conseil municipal, en lien avec la DGS,
- Assurer la préparation, le suivi administratif et l'envoi électronique des convocations et des comptes rendus des commissions communales et des divers comités (ex : CST),
- Réceptionner le traiter les déclarations et différents relatifs au débits de boissons permanents (licences), aux ventes (au déballage), aux ouvertures exceptionnelles des commerces (dominicales, tardive),
- Assurer le suivi du Plan Communal de Sauvegarde,
- Assurer le recensement de la population

Missions en suppléance :
- Assurer le premier accueil de la mairie et orienter le public vers les divers services ou organismes compétents,
- Assurer les fonctions d'officier de l'état civil et la gestion du cimetière communal,
- Participer à l'organisation des élections.